© Unsplash/ Campaign_creators
Menjadi salah satu alat komunikasi, ada jenis-jenis surat dengan fungsinya masin-masing. Surat menjadi media komunikasi yang tujuannya menyampaikan informasi atau pesan secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lainnya.
Selain itu, fungsi surat juga bisa untuk memberikan informasi, mengirimkan sebuah permintaan, sebagai alat bukti tertulis, sebagai alat pengingat hingga sebagai pedoman kerja. Itu kenapa peran surat ini penting banget dalam komunikasi di lembaga atau suatu instansi tertentu.
Sementara untuk bagian yang tercantum dalam surat juga ada beragam. Mulai dari kop surat, tempat dan tanggal penulisan surat, nomor surat, alamat tujuan, salam pembuka, isi, salam penutup, nama pengirim dan tanda tangan serta lampiran jika ada. Biasanya bagian-bagian tersebut dicantumkan dalam surat resmi.
Nah, biar makin paham yuk scroll down buat kenalan sama jenis-jenis surat di bawah ini.
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, surat resmi memiliki beberapa ketentuan di dalamnya. Tentu saja sesuai dengan namanya, surat ini digunakan untuk kepentingan resmi yang bisa saja secara perseorangan, organisasi atau instansi tertentu.
Ciri-ciri surat resmi adalah menggunakan kop surat, ada nomor suratnya, perihal, menggunakan salam pembuku, salam penutup umum, alamat tujuan hingga lampiran. Bahasa yang digunakan pun bahasa baku dilengkapi stempel lembaga resmi jika ada. Formal banget kan?
Selain itu, jenis-jenis surat resmi ini juga dibagi lagi menjadi beragam sebagai berikut:
Jenis-jenis surat resmi yang pertama adalah surat perintah yang bertujuan memberikan perintah atau tugas dari atasan kepada pihak yang terkait. Surat ini bisa kamu temukan di perusahaan, lembaga atau instansi tertentu.
Pasti kamu sering ketemu nih sama surat edaran saat sekolah dulu. Yap, isinya berupa pemberitahuan mengenai kegiatan atau hal tertentu pada suatu kalangan yang dituju. Fungsinya memberi informasi namun dikeluarkan secara formal oleh lembaga resmi.
Berbeda dengan edaran, kalau surat undangan ini tujuannya memanggil atau mengundang pihak tertentu untuk hadir di sebuah acara atau kegiatan. Jadi, sifat undangannya resmi dan menggunakan bahasa formal juga.
Surat ini bertujuan untuk satu pihak mengajukan permohonan kepada pihak lain. Biasanya digunakan perseorangan ke perseorangan, perseorangan ke lembaga atau lembaga ke lembaga.
Jenis-jenis surat resmi selanjutnya adalah surat keputusan yang digunakan untuk menyampaikan keputusan dari pihak atasan yang berkaitan dengan hal yang ingin diinformasikan. Umumnya, surat ini berkaitan dengan struktur di sebuah lembaga.
Kalau surat kuasa isinya memberikan wewenang atau kuasa dari satu pihak ke pihak lain. Surat ini ditulis karena pemberi kuasa sedang berhalangan sehingga minta diwakilkan oleh pihak lain yang diberi kuasa.
Selanjutnya, ada surat pengantar yang digunakan sebagai pengantar dengan tujuan lain. Biasanya dijadikan syarat untuk mengurus berkas atau dokumen tertentu gitu.
Jauh berbeda dengan surat resmi, jenis-jenis surat lainnya adalah surat pribadi yang bersifat pribadi, private atau individu. Tentu saja, surat ini juga digunakan untuk kepentingan pribadi yang bisa berupa interaksi maupun korespondensi antara keluarga maupun teman.
Tidak ada kop surat maupun nomor surat dalam surat pribadi. Salam pembuka dan penutupnya pun cukup bervariasi. Sedangkan bahasa yang digunakan pun bebas, malahan cenderung tidak resmi dan tidak memiliki aturan tertentu.
Jenis-jenis surat selanjutnya adalah surat niaga yang digunakan oleh badan usaha atau lembaha untuk menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti industri atau jasa. Sifatnya penting untuk membangun koneksi bisnis dengan pihak luar.
Jenis-jenis surat niaga sendiri ada beragam loh! Mulai dari surat jual beli, kwitansi hingga perdagangan. Surat ini juga bisa dibedakan menjadi internal dan eksternal tergantung pihak yang terlibat.
Berbeda dengan surat resmi, surat dinas memang bersifat formal namun fungsinya lain lagi. Surat ini digunakan untuk pekerjaan formal seperti tugas kantor dan instansi dinas. Fungsinya sebagai pengelolaan administrasi dalam suatu instansi.
Selain itu, surat dinas juga bisa sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan lembaga hingga pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.
Ciri-ciri khusus yang terdapat pada surat dinas adalah menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga, ada nomor surat, perihal, salam pembuka dan penutup yang baku, lampiran, bahasa formal dan stempel instansi. Jenis-jenis surat dinas ini juga ada beragam, mulai dari surat undangan dinas, surat pemberitahuan dinas, surat kuasa dinas, memo dan lain-lain.
Jenis-jenis surat yang terakhir adalah lamaran kerja yang dibuat oleh seseorang untuk melamar suatu pekerjaan di kantor, perusahaan atau instansi yang dituju. Bahasa yang digunakan juga resmi dan formatnya tergolongan surat resmi atau surat dinas.
Namun, dikategorikan surat sendiri karena surat ini dibuat oleh perseorangan yang banyak ditemui dalam kehidupan sehari-hari. Bagian yang terdapat pada surat lamaran kerja adalah tempat dan tanggal pembuatan surat, nomor surat, perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi dan maksud, salam penutup, tanda tangan dan nama terang pengiring serta lampiran.
Wah, ternyata jenis-jenis surat ada banyak banget kan? Sekarang sudah paham kan Diazens? Jadi jangan sampai keliru dalam penggunaannya ya!
